14. kesäkuun 2022

Osallistava suunnittelu antaa koko tiimille mahdollisuuden vaikuttaa

Kaikilla yrityksillä on omanlaisensa toimintatavat ja -ympäristö. Näistä käsin nousevat myös yritysten tarpeet vastuullisuusohjelmaa kohtaan. Think Furtherin Vastuullisuusohjelma –palvelun toimintamalli perustuu osallistavaan suunnitteluun. Toimintamallissa asiakas otetaan suunnitteluun alusta asti aktiivisesti mukaan. Myös asiakasyrityksen sidosryhmät osallistetaan projektiin alkukartoituksen haastattelujen muodossa. Työpajatyöskentelyyn kutsutaan asiakasyrityksen johto ja avainhenkilöt, ja pajat järjestetään mahdollisuuksien mukaan läsnä tai etänä. Etätyöpajoissa voidaan käyttää apuna interaktiivisen työskentelyn mahdollistavaa työskentelyalustaa. 

Osallistumismahdollisuus koetaan tärkeäksi, ja työtavan avulla saamme projektiin sitoutettua juuri oikeat henkilöt ja sidosryhmät. Osallistavaa suunnittelua käytetään työpajojen, kyselyiden ja haastatteluiden muodossa – vuorovaikutuksessa asiakasyrityksen henkilöstön, kumppaneiden ja asiakkaiden kanssa. Menetelmän muodoista valitaan kunkin projektin kohdalla sopivimmat, ja valinnoissa huomioidaan aina myös asiakasyrityksen tarpeet. Työpajatyöskentelyn aluksi tunnistetaan asiakasyrityksen toiminnalle keskeisimmät sidosryhmät ja sidosryhmien odotukset vastuullisuutta kohtaan. Samalla määritellään myös markkinoilla esiintyviä muutoksia sekä niiden vaikutuksia yrityksen toimintaan.

Ottamalla käyttäjät jo suunnitteluvaiheessa mukaan, voimme parhaiten edistää sitä, että vastuullisuusohjelma todella tulee käyttöön.

Osallistavan suunnittelun avulla kartoitetaan vastuullisuusteot, joita yritys tekee ja tunnistetaan ne toiminnan alueet, joilla vastuullisuus erityisesti korostuu. Vastuullisuutta tarkastellaan suhteessa yrityksen strategiaan, ja vastuullisuusohjelman tarkoitus onkin tukea strategiatyötä sekä tuottaa yritykselle mahdollisimman paljon lisäarvoa. Ohjelman loppukäyttäjät ovat parhaita arvioimaan valmista ohjelmaa. Ottamalla käyttäjät jo suunnitteluvaiheessa mukaan, voimme parhaiten edistää sitä, että vastuullisuusohjelma todella tulee käyttöön. Jotta ymmärtäisimme yrityksen toimintakulttuurin ja -ympäristön asettamat odotukset, otamme mukaan yrityksen kunkin liiketoimintayksikön parhaat asiantuntijat.  

Kaiken taustalla asiakkaan maailman ymmärtäminen

Huomioimalla käyttäjien päivittäiset tehtävät ja toimintaympäristö jo suunnitteluvaiheessa, saamme aikaan parhaan mahdollisen käyttäjäkokemuksen valmiille vastuullisuusohjelmalle. Työpajatyöskentelyn ja haastattelujen avulla selvitetään asiakasyritysten sidosryhmien odotukset ja tarpeet, sekä tutustutaan paremmin yrityksen liiketoimintaan ja toimialaan. Tämän vaiheen avulla selvitämme myös yritykselle olennaisimmat vastuullisuusteemat ja vastuullisuuden painopisteet. Osallistavan suunnittelun avulla kaikki työryhmän jäsenet osallistuvat keskusteluun ja ideoimiseen. Yhteissuunnittelun lopputuloksena onkin usein onnistuneempi ja paikkaansa pitävämpi työkalu asiakasyrityksen vastuullisuustyöhön.  

Myös viestinnällä on tärkeä rooli osallistavassa suunnittelussa. Mitä paremmin tavoitteet avataan jo projektin alussa, sitä paremmin työryhmän toiveet saadaan toteutettua. Osallistavan menetelmän avulla saatu tieto analysoidaan ja yhdessä määriteltyjen vastuullisuusteemojen pohjalta Think Furtherin asiantunteva tiimi muotoilee vastuullisuusohjelman, jossa asetetaan tavoitteita vastuullisuuden kehittämiseksi. Vastuullisuusohjelmasta koostetaan selkeä ja visuaalinen esitys, jota yrityksen on helppo käyttää muun muassa myynnin, rekrytoinnin ja viestinnän tukena.    

Osallistava suunnittelu koetaan toimivaksi tavaksi työskennellä

Olemme laatineet yritysten vastuullisuusohjelmia noin puolentoista vuoden ajan ja käyttäneet osallistavan suunnittelun menetelmää kymmenien asiakkaiden kanssa. Tekemiemme asiakastyytyväisyyskyselyjen perusteella menetelmä on ollut toimiva. Tähän mennessä 13 asiakastamme on vastannut projektin päätteeksi lähettämäämme kyselyyn. Suurin osa kyselyyn vastanneista (4,4 asteikolla 1-5) kokee projektitiimimme saaneen asiakasyrityksen oman asiantuntemuksen ja ammattitaidon valjastettua projektiin mukaan. Kaikki kyselyyn vastanneista olivat projektin lopputulokseen tyytyväisiä (4,6 asteikolla 1-5) ja suurin osa erittäin tyytyväisiä (4,8 asteikolla 1-5) projektitiimin asiantuntemukseen ja ammattitaitoon.  

Kyselyiden perusteella suositteluindeksimme on huikean hieno (NPS 92), ja puolet (50 %) vastaajista suosittelisi meitä tuttavilleen jopa erittäin todennäköisesti. Olemme valtavan tyytyväisiä kaikista kyselyyn saamistamme vastauksista ja kaikesta palautteesta, jota olemme projekteista saaneet. Vaikka tulokset ovat olleet tähän mennessä hyviä, niin aina voi parantaa. Kehitämme toimintaamme ja työskentelytapojamme vastausten pohjalta entistä paremmiksi.

Jos yrityksesi kaipaa apua vaikuttavampien vastuullisuustoimien suunnitteluun ja toteuttamiseen, niin ota meihin yhteyttä!

Käymme palveluvalikoimamme mielellämme läpi ja laadimme tarjouksen yrityksenne tarpeiden pohjalta. 

Jonna Tammisto

Yrittäjätaustainen yritysvastuun asiantuntija

Jonnalla on yli kymmenen vuoden kokemus yrittäjänä liiketoiminnan kehittämisestä, viestinnästä sekä kestävän kehityksen kytkemisestä liiketoimintaan. Kirjoittaja on opinnoissaan tarkastellut miten yritysvastuu ja sen tavoitteellinen kehitys voi luoda markkinoilla merkittävää kilpailuetua.